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労働者を雇用した際の法定帳簿

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労働者を雇用した場合、労働基準法で定められた帳簿を整え保存しなければならないと定められています。

【労働者名簿(107条)】

<記載事項>
①労働者氏名 ②生年月日 ③履歴 ④性別 ⑤住所 ⑥従事する業務の種類 ⑦雇入年月日 ⑧退職年月日とその理由、原因(解雇の場合はその理由) ⑨死亡年月日とその理由、原因

<保存期間と起算日>
3年(労働者の死亡・退職・解雇の日)

<様式>
様式第19号

記載漏れが無い場合は指定様式ではなく他の形式での管理も可とされています。人事データベースを自社で作成して管理するケース。あるいは販売されている人事管理ソフトを利用している場合は、上記内容を網羅しているのが一般的ですのでそれで対応が可能です。ただし、入力漏れが無いかの注意、情報の更新は随時行う必要があります。

 

【賃金台帳(108条)】

<記載事項>
①労働者氏名 ②性別 ③賃金の計算期間 ④労働日数 ⑤労働時間数 ⑥時間外労働時間数 ⑦深夜労働時間数 ⑧休日労働時間数 ⑨基本給や手当等の種類と額 ⑩控除項目と額

<保存期間と起算日>
3年(労働者の最後の賃金について記入した日)

<様式>
様式第20号(常用)、21号(日雇)

こちらも、労働者名簿同様項目を網羅していれば他のフォーマットでの対応も可能です。

市販されている用紙を使う場合、自社で明細をエクセル等で作成する場合は、給与計算の都度手書きや入力して作成する必要があります。また、給与計算ソフトを利用している場合も、上記項目を網羅しているかどうかの確認が必要です。設定内容にもよりますが、それぞれの項目に設定に基づき計算された内容が自動的に入ります。

 

【出勤簿等(108条関係)】

<記載事項>
①出勤簿やタイムレコーダー等の記録 ②使用者が自ら始業・終業時刻を記録した書類 ③残業命令書及びその報告書 ④労働者が記録した労働時間報告書等

<保存期間と起算日>
3年(労働者の最後の出勤日)

<様式>
任意

紙、エクセル等で作成する事も可能ですし、勤怠システムを導入している会社であれば、自動的に出勤簿が反映されます。出勤簿を備え付けるのは当然ですが、そこに書かれている労働時間が適切であり、その労働時間に基づき給与計算や労務管理が行われているのか、これが一番重要です。

 
最近は各種人事業務ソフトが充実している事もあり、意識せずとも自動的に準備がなされている会社が多いでしょう。しかし、だからこそ項目が網羅されているのか、正しい内容が入っているのかチェックが漏れてしまう事が考えられます。

修正が必要な都度対応できるのが理想的ですが、それが難しい場合は定期的にチェックする仕組みを取り入れると漏れが無くなると思われます。

下記リンクより他帳票の保存期間等が記載されたPDFのダウンロードが可能です。

<沖縄労働局>
労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう

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